化粧品製造販売業、化粧品製造業の許可を取得して業務運営してる会社さんで
たまにですが、作成した手順書の作成、確認、承認の欄に
Wordへ氏名を入力してそのままって方がいます。
これは、作成はしていますが、確認、承認されていない手順書になりますよね？
などと、監査で引っ掛かります。
もちろん、真正性が担保出来るシステムが導入していれば
問題ないのですが、ほとんどの企業さんではそんなシステムを導入していなくて指導事項になってしまいます。
また、記録についても同じ事が言えます。
例えば、１枚の記録用紙に上から順に作業していきその都度に記録を付けて行った場合に
作業記録の１段目は印刷されていたとしても、２段目以降は手書きになるはずです。
これが、全ての段で全てが印刷されていたら変ですよね。
明らかに、すべて後から入力した？って受け取られます。
（監査等の前に急ぎ作成しましたねと・・・・）
分かりやすい例で。
勤務表って、１名分として１枚の用紙に１日から３１日までが書かれた様式とします。
もし、これが全て１日から３１日まで時間の欄に入力して印刷されていたら、
後から作成したものですと自白したようなものでしょう。
（３１日になって１日の勤務時間を覚えているんですか？）
もっと言えば、プログラム組めば何年分のでも作り出すことが出来てしまいます。
手書きが面倒だとか、いまどきＰＣ入力でしょう・・・
なんて、単純な話ではありません。
電子計算機（古い言葉で申し訳ないです）を使用して記録を付ける場合には、
真正性を担保するシステムにしなければならないのです。
（トランザクションデーター？更新前データーは？入力権限は？書き換え記録は？・・・・）
ＰＣで、WordやExcelを使用して出来るシステムではないのですよ、
もっと大きなシステムでPCは入力端末くらいの考え方です。
上記、書いてきたことは監査等を受ける企業運営では結構重要な事なのですが、
アウトプット印刷された結果しか見たことの無い方ですと、裏でどのような事がされているか分からないので、実感が無く難しいと思います。
地方大学の情報系教員でも、分からなくて手書きと印鑑の勤務表が～、ＰＣでやれるでしょうって、等と、Twitterに書き込んでしまうくらいですから。
不明点等ありましたら、お問い合わせから 質問して下さい。
